Cos’è il Digital Asset Management (DAM)

Tra le soluzioni organizzative, costituite di risorse umane, tecnologie e procedure, utili a creare maggiore efficienza nella gestione delle aziende cresce l’importanza del Digital Asset Management, almeno quanto cresce l’importanza e la quantità degli asset digitali. In questo articolo ne presentiamo le principali caratteristiche.

Vi siete mai chiesti in che cosa consista il Digital Asset Management? Se lavorate nel marketing o nella comunicazione, pur non conoscendolo, avete probabilmente già sperimentato sulla vostra pelle i costi delle inefficienze per non avere avviato in azienda un sistema DAM.

Il Digital Asset Management consiste nell’attività di archiviazione, indicizzazione, gestione e distribuzione degli asset digitali, cioè immagini, video, file audio, documenti. Maggiore il numero degli asset digitali, maggiore la sua utilità. Un sistema DAM si suddivide in una parte tecnica informatica, quindi un’architettura hardware e software dedicata, e in un progetto organizzativo in cui sono stati definiti, dopo un’analisi che ne stabilisce anche le finalità, i ruoli delle persone coinvolte, le procedure che ne regolano l’operatività e gli oggetti dell’attività di archiviazione.

Lo abbiamo definito nel modo più ampio possibile, ma nella realtà delle organizzazioni il Digital Asset Management assume forme anche molto diverse, per le soluzioni informatiche individuate, le metodologie operative e le finalità di utilizzo. Si tratta infatti di una soluzione organizzativa che prende forme differenti a seconda dei contesti in cui viene impiegata. Ad esempio ci saranno grandi differenze tra le necessità di un’azienda che utilizza il DAM per creare un brand center attraverso il quale dare valore alla gestione del proprio marchio e della propria comunicazione e una fondazione culturale che lo utilizza per preservare il proprio archivio, gestirlo in modo efficace e condividerlo esternamente secondo protocolli definiti; oppure un’agenzia fotografica che vende tramite esso i diritti delle proprie immagini e ne fa quindi uno strumento diretto di business.

Principali utilizzi

• Brand center: gestione centralizzata di tutti gli asset digitali che riguardano il proprio marchio e la comunicazione (esempio: azienda)
• Archivio immagini: protezione, conservazione e gestione centralizzata di un archivio di asset digitali con accesso limitato (esempio: fondazione culturale)
• Banca immagini commerciale: gestione centralizzata di tutti gli asset digitali e loro distribuzione attraverso Internet, senza limiti di accesso, con un sistema e-commerce (esempio: agenzia fotografica).

Gli asset digitali

Un asset digitale è un file il cui utilizzo può creare valore aggiunto per l’organizzazione che lo possiede, sia esso un’immagine o un documento. Ha un proprio ciclo di vita che possiamo suddividere in: creazione, valutazione, utilizzo, archiviazione.
Il valore intrinseco di un file non è fisso, ma viene aumentato o ridotto dalle modalità in cui esso viene gestito. Questo è un concetto che vale per ogni tipologia di asset o “bene” in italiano; anche un impianto produttivo che non sia inserito in un sistema organizzativo efficiente (logistico, di risorse umane, di meccanismi operativi) vedrà decrescere la capacità di generare valore aggiunto, e quindi in ultimo vedrà svalutato il proprio valore intrinseco. Estremizzando anche il denaro se viene lasciato in un cassetto non produce valore e rischia di perderlo del tutto se viene dimenticato. Allo stesso modo un’immagine acquistata per una campagna di comunicazione e salvata in un hard disk con un codice numerico, oppure l’ennesima copia del file di un manuale tecnico di cui non si conosce quale sia l’ultima versione, avranno un valore tendente allo zero.
Nel mondo attuale in cui ogni cosa, a partire dalla conoscenza, nasce smaterializzata o viene successivamente digitalizzata, tutte le organizzazioni producono ingenti quantità di file la cui corretta gestione può diventare un fattore critico di successo, mentre una cattiva gestione sarà una fonte di inefficienze e di costi con la conseguente perdita di competitività.

Cosa serve

Un sistema Digital Asset Management consente di organizzare il proprio archivio digitale al fine di utilizzarlo con efficienza nella propria catena del valore e quindi di trarre nel suo ciclo di vita il maggior valore aggiunto possibile. Le sue principali funzionalità sono:

• archiviazione: i file vengono conservati e protetti, tramite sistemi avanzati di back-up e disaster recovery, in un unico database e con un unico formato nella massima qualità disponibile, sarà l’utente a scegliere come scaricarli
• indicizzazione: i file vengono associati a metadata (dati tecnici, parole chiave, associazioni logiche) che ne ottimizzano la ricerca
• gestione: l’organizzazione dei file nel database è oggetto di aggiornamento e manutenzione; la possibilità degli utenti di accedervi è regolata da diversi privilegi di accesso funzionali alla propria mansione; possono essere implementate procedure software per la gestione del workflow; lo scambio di informazioni e richieste tra gli utenti viene attuato attraverso un sistema interno di messaggistica, anche automatica.
• distribuzione: i file possono essere ricercati, organizzati, inviati e condivisi all’interno e all’esterno dell’organizzazione tramite protocolli web, i diritti di utilizzo possono essere venduti tramite e-commerce
• analisi: attraverso un sistema di statistiche è possibile valutare l’uso dei file e il comportamento degli utenti.

Senza il DAM

Anche se non si conosce il Digital Asset Management è impossibile non avere esperienza delle inefficienze organizzative causate da non averlo:

• costi per l’uso inefficiente del tempo: il costo del personale che deve occuparsi di trovare un file cercandolo tra pc, hard disk, server, chiavette, cd-rom, ecc. mentre potrebbe essere utilizzato in attività produttive
• costi di duplicazione: la mancanza di un protocollo di archiviazione comporta che i file vengano duplicati e copiati in eccesso con conseguente spreco di spazio di memoria
• costi per lo smarrimento: anche se i file vengono copiati troppe volte, l’assenza di un DAM rende costante il pericolo di perderli per dimenticanze o guasti tecnici.
• costi per mancata indicizzazione: un file è archiviato ma quando si ha bisogno non lo si trova perché le parole chiave non sono corrette o complete.
• costi legali: un’immagine per cui si sono acquistati i diritti di utilizzo per un periodo limitato viene utilizzata anche in seguito perché l’informazione non è stata condivisa tra i diversi uffici.

Dal punto di vista tecnico

Sono due le modalità principali di installazione e fruizione di un sistema DAM, ognuna con costi e benefici.

• Installazione in sede: il software viene acquistato e installato sui server del cliente in un suo datacenter. È la soluzione migliore quando si vuole mantenere il totale controllo sul proprio archivio digitale e si dispone di un dipartimento IT in grado di gestirne gli aspetti sistemistici e di sicurezza. Si tratta di una scelta con maggiori costi di set-up ma minori costi di gestione rispetto a quella seguente, se si hanno le risorse umane in grado di gestirlo.
• SaaS: l’architettura hardware e software viene fornita da chi ha sviluppato il software. Non è richiesta alcune installazione né un dipartimento IT per gestirlo, in pratica il software viene utilizzato semplicemente tramite Internet da chiunque disponga di un browser e di una connessione al web. Si tratta di una scelta con minori costi di set-up ma maggiori costi di gestione rispetto a quella precedente.

I dipartimenti coinvolti

Un progetto DAM coinvolge diversi dipartimenti, oltre alla Direzione che prende la decisione di acquisto.

• Marketing: l’esigenza di un DAM in genere parte da qui, quando ci si rende conto che la gestione della comunicazione può essere resa più efficiente in un’ottica costi-benefici.
• Organizzazione: un progetto DAM per sua natura è un progetto di tipo organizzativo orizzontale che coinvolge diverse funzioni aziendali nelle varie fasi di sviluppo e che va a creare nuovi ruoli e nuovi compiti che devono essere distribuiti tra il personale.
• IT: il dipartimento informatico, specie nel caso dell’installazione in azienda, deve essere coinvolto a partire dalla valutazione tecnica delle soluzioni individuate per arrivare alla fase di implementazione.

Metadata

Cuore di un sistema Digital Asset Management è il suo motore di ricerca. I metadata sono attributi tecnici e parole chiave, direttamente attinenti o logicamente correlati, in una o più lingue, che vengono associati, in modo automatico o manuale, al file per indicizzarlo e permetterne il recupero in una ricerca. La fase, prima di tutto logica, di creazione e associazione dei metadata è fondamentale per il buon funzionamento di un DAM. Va definito quindi con precisione un protocollo da seguire con cura, ancor più nelle fasi che prevedono l’intervento umano, perché un inserimento che non sia corretto causerà un malfunzionamento del DAM vanificandone l’efficacia.

Privilegi di accesso

Di grande utilità nel funzionamento di un DAM è la possibilità per l’amministratore di impostare diversi livelli di privilegi di accesso per categorie diverse di utenti. Questo consente di gestire al meglio il ciclo di vita dell’asset digitale: ad esempio, nella fase di creazione i grafici potranno solo caricare i file in produzione nell’archivio e procedere ad una prima indicizzazione; nella fase di approvazione il marketing potrà visualizzare i file e inserire commenti, per poi inviare i file definitivi alla rete commerciale, che potrà solo scaricarli; infine gli amministratori del DAM procederanno alla completa indicizzazione del file esecutivo e delle eventuali bozze da conservare e alla loro archiviazione.

Integrazioni software

I sistemi informativi sono la spina dorsale di un’organizzazione, maggiore la loro integrazione maggiori efficacia ed efficienza. Per questo motivo devono essere aperti per dialogare tra di loro e mettere in comune le risorse per differenti utilizzi. Ad esempio è opportuno che un sistema DAM possa interagire con il sito web e con il sistema automatico di produzione di cataloghi stampati, sostituendo le immagini o le schede prodotto con quelle più aggiornate senza intervento umano.

In conclusione

Decidere di investire in un progetto Digital Asset Management è la conseguenza di un’analisi costi-benefici che origina in genere nel dipartimento Marketing e si traduce in un progetto organizzativo e informatico. Si tratta sempre di un progetto personalizzato le cui caratteristiche devono tenere conto delle specificità dell’organizzazione e del suo sistema competitivo. Nella scelta di un DAM si dovrà privilegiare la scelta di soluzioni solide con comprovati livelli di sicurezza e di affidabilità. Quanto realizzato non è poi un sistema chiuso, ma un processo in divenire per incrementare, attraverso un apprendimento continuo, il contributo che esso può offrire alla catena del valore.

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